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Häufige Fragen

Häufige Fragen

Was heisst "erschliessen"?
Archivalien erschliessen heisst, diese zu sichten, zu bewerten, zu ordnen und so zu verpacken, damit sie sachgerecht aufbewahrt und künftig benutzt werden können. Bei der Erschliessung entsteht ein Archivverzeichnis, mit dessen Hilfe die Dokumente, die man sucht, nach einer Erschliessung auch wirklich gefunden werden können.

Wieviel Platz gewinnen wir bei einer Erschliessung unserer Archivalien?
Nach der Erschliessung sind Archive in der Regel weniger umfangreich als zuvor, weil ein Teil des Materials entsorgt werden kann und das restliche Material sachgerechter verpackt ist. Die Reduktion liegt im Bereich eines Drittels des ursprünglichen Umfangs.

Sollen wir unsere Archivalien vorsortieren?
Nein. Denn in der Regel wird die Erschliessung von Archivalien dadurch nicht einfacher. Im Gegenteil. Auch ein unerschlossenes Archiv hat in der Regel eine bestimmte, in sich logische Ordnung. Diese gilt es zu erkennen und bei einer professionellen Erschliessung so weit wie möglich und sinnvoll zu berücksichtigen.

Erledigt die AfA Archiv GmbH bei der Erschliessung von Archivalien auch die konkrete Arbeit im Archiv (reinigen, sortieren, verpacken, alte Behältnisse entsorgen etc.)?
Ja, wir packen im Archivraum an und erledigen auch die physisch anstrengenderen Arbeiten, die bei der Erschliessung eines Archivs anfallen.

Unser Archiv existiert gar nicht, die Archivalien sind auf verschiedene Standorte (ehemalige Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder etc.) verteilt. Baut die AfA Archiv GmbH auch Archive neu auf?
Ja, der Aufbau von Archiven und das Zusammenführen von Archivalien im Prozess der Erschliessung ist ein wesentlicher Teil unseres Dienstleistungsangebotes.

Ist die AfA Archiv GmbH auch in der Romandie tätig?
Ja, wir arbeiten regelmässig in der Romandie und beschäftigten auch Mitarbeiter französischer Muttersprache. So sind wir in der Lage, Geschäftsablagen und Archiverschliessungen auch in französischsprachigen Institutionen und Firmen aufzubauen und durchzuführen.

Wo sind die Aufbewahrungspflichten geregelt?
Aufbewahrungspflichten sind neben dem Obligationenrecht in einer grossen Zahl von Gesetzen auf Bundes- und Kantonsebene geregelt. Die Rechtsanwältin der AfA Archiv GmbH prüft im Rahmen einer Erschliessung jeweils, welche Bestimmungen konkret anwendbar sind.
Neben den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind aber vor allem auch in internen Regelwerken (bspw. Statuten oder Leitbilder) Vorgaben enthalten, die für die Aufbewahrung von Dokumenten wichtig sind.
Eine geordnete und sichere Archivierung macht zudem die Bedeutung der aktenbildenden Organisation, Person oder Firma gegen aussen und innen sichtbar. Der Nutzen einer klaren Archivierungsstrategie geht für die Aktenbildner deshalb weit über die Erfüllung gesetzlicher oder statuarischer Aufbewahrungspflichten hinaus.

Übernimmt die AfA Archiv GmbH auch die Pflege unseres Archives?
Ja, im Rahmen von "Pflege-Mandaten" überführen wir für unsere Kunden sporadisch nicht mehr benutzte Akten ins Zwischenarchiv bzw. ins Archiv und betreuen in Rücksprache mit den Aktenbildern eine allfällige Nutzung des Archivs durch Dritte.

Wir möchten von der AfA Archiv GmbH eine Offerte zur Erschliessung unserer Archivalien bzw. zum Aufbau einer Geschäftsablage erhalten. Wie sollen wir vorgehen?
Melden Sie sich bei unserem wissenschaftlichen Archivar Beat Brodbeck (Tel. 031 911 72 56 oder This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.) und unterbreiten Sie ihm einige Terminvorschläge. Unser Team wird mit Ihnen zusammen das Archiv besichtigen und über mögliche weitere Schritte beraten. Danach erhalten Sie von uns eine kostenlose Offerte.


Haben Sie weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Nutzen Sie unser Kontaktformular, senden Sie uns direkt ein Mail an info (at) afa-archiv-gmbh.ch oder rufen Sie uns an (031 911 72 55).

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Digitales Archiv, archives numérisées