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Digitales Archiv

Eine gemeinsame Dienstleistung von

 

 

 

 

Möchten Sie abgeschlossene Dossiers verschlüsseln und auf eine sichere Langzeit-Speicher-Infrastruktur verschieben? Mit der Dienstleistung „digitales Archiv" der AfA Archiv GmbH, der PrivaSphere AG und der Schweizer Nationalphonotek lagern Sie Ihre elektronischen Daten im Bereich Zwischenarchiv und Vorarchiv auf eine revisionssichere „Near Line" Ablage aus. Die Infrastruktur der Schweizer Nationalphonotek eignet sich zudem auch für die Bewirtschaftung eines digitalen Langzeitarchivs.


1. Das Dienstleistungspaket umfasst die folgenden Module:

  • Miete von Speicherplatz auf der hochentwickelten Infrastruktur der Schweizer Nationalphonotek (www.fonoteca.ch). Diese Infrastruktur entspricht allen Kriterien und Bedingungen in Sachen Sicherheit und Kontinuität der internationalen Normen (u.a. ISO-Norm 14721:2012, OAIS-Referenzmodell).

  • Verschlüsselungs- und Metadatierungs- und Quittierungs-Plattform der PrivaSphere AG (www.privasphere.com)

  • Basissupport (in deutscher und französischer Sprache) durch die AfA Archiv GmbH (www.afa-archiv-gmbh.ch). Weiterer Support und Beratung in allen Fragen der elektronischen Archivierung und des Records Management durch die AfA Archiv GmbH auf Anfrage.

 

2. Funktionsweise:

  • Der Kunde lädt eine Datei (alle Formate möglich) oder einen gezipten Ordner in seinem PrivaSphere-Konto über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS-Protokoll) auf die PrivaSphere-Plattform.

  • Auf der PrivaSphere-Plattform versieht der Kunde die Datei falls gewünscht mit Metadaten. Das Metadatenverzeichnis ist durchsuchbar und im CSV-Format exportierbar. Diese CSV-Datei kann mit Excel gelesen werden und in beliebige Dritt-Datenbanken importiert werden.

  • Der Kunde löst die AES-Verschlüsselung der Datei aus (PDF-Datei als Container verschlüsselt durch PrivaSphere) und sendet die verschlüsselte Datei über eine SFTP-Verbindung auf den von ihm gemieteten Speicherplatz bei der Schweizer Nationalphonotek.

  • Diese PDF-Container, die mit 256bit AES verschlüsselt wurden, können mit neueren PDF-Viewern wie z.B. Acrobat XI geöffnet werden.

  • Die PrivaSphere-Plattform lädt die verschlüsselte Datei unmittelbar nach dem Upload wieder auf die Plattform zurück und vergleicht die SHA-256-Hash-Werte beider Dateien.

  • Stimmen die Hash-Werte überein, erstellt die PrivaSphere-Plattform eine elektronisch signierte und mit Zeitstempel versehene Upload-Quittung. Mit Hilfe dieser Quittung kann der Kunde nachweisen, dass die betreffende Datei seit dem Upload nicht verändert wurde.

  • Der Kunde kann mit Hilfe eines handelsüblichen FTP-Clients jederzeit auch direkt auf seine Daten bei der Schweizer Nationalphonotek zurückgreifen. Die verschlüsselten PDF-Container lassen sich ebenfalls mit neueren handelsüblichen PDF-Readern entschlüsseln. Der Schlüssel ist auf dem Kundenkonto bei PrivaSphere sichtbar unter „Mein Konto" – „Archiv / Speicherung" und dann mouse-over über „UserName". Es wird empfohlen, dieses Passwort an einem sicheren Ort zu hinterlegen (auf Papier im Safe oder mittels Passwortmanager wie "Password Safe").

  • Der Kunde kann auf Löschrechte für seinen bei der Schweizer Nationalfonotek gemieteten Speicherplatz verzichten. So kann sichergestellt werden, dass bei einem direkten Zugriff mittels FTP-Client nicht versehentlich Daten gelöscht werden können.

 

3. Kosten

 

Erstes Jahr:

 

Einrichtungspauschale von Fr. 300.-- zuzüglich MWST. Diese Pauschale umfasst die Eröffnung des gemieteten Speicherplatzes bei der Schweizer Nationalphonotek, die Einrichtung des Kontos bei der PrivaSphere AG sowie einen Basis-Support durch die AfA Archiv GmbH. Die Pauschale wird von der AfA Archiv GmbH in Rechnung gestellt.

 

Zweites Jahr und Folgejahre:

  • Verschlüsselungs-, Metadatierungs- und Quittierungsservice der PrivaSphere AG: CHF 0.75 pro eingereichtes Dokument. Falls die Kundin bzw. der Kunde über ein Abonnement bei PrivaSphere verfügt, kann auch eine Pauschale von CHF 20.- pro Jahr gewählt werden ("fair use"). Die Abrechnung erfolgt über die PrivaSphere AG.

  • Kosten für den bei der Schweizer Nationalphonotek gemieteten Speicherplatz (3.08 Franken pro 10 GB pro Monat, Mindestmenge: 10 GB). Die Abrechnung erfolgt über die AfA Archiv GmbH.

 

4. Berechnungsbeispiel

 

Miete von 10 GB Speicherplatz bei der Schweizer Nationalphonotek, Bestellung der Dienstleistung "digitales Archiv".

 

Kosten im ersten Jahr

  • 300 Franken: Einrichtungspauschale
  • 36.70 Franken: Speicherplatz-Miete bei der Schweizer Nationalphonotek:
  • 37.50 Franken: bspw. für 50 Uploads (Alternative: Abonnements-Zuschlag von 20 Franken)
  • Total: 374.40 Franken zuzüglich MWST

 

Kosten im zweiten Jahr und in den Folgejahren:

  • 36.70 Franken: Speicherplatz-Miete bei der Schweizer Nationalphonotek:
  • 37.50 Franken: bspw. für 50 Uploads (Alternative: Abonnements-Zuschlag von 20 Franken)
  • Total: 74.40 Franken zuzüglich MWST

 

5. Beendigung der PrivaSphere-Dienstleistungen

 

Falls die Kundin bzw. der Kunde den gemieteten Speicherplatz bei der Schweizer Nationalphonotek ohne die Dienstleistungen der PrivaSphere AG weiternutzen möchte, ist wie folgt vorzugehen:

  • Speicherung des AES Schlüssels.

  • Löschung der Funktion auf der PrivaSphere-Plattform (auf Abfalleimer bei UserName klicken).

  • Meldung an die AfA Archiv GmbH (Änderung des SFTP-Passwort für den gemieteten Speicherplatz bei der Schweizer Nationalphonotek).

 

6. Kündigung des bei der Schweizer Nationalphonotek gemieteten Speicherplatzes

 

Falls die Kundin bzw. der Kunde den gemieteten Speicherplatz bei der Schweizer Nationalphonotek nicht mehr benötigt, ist wie folgt vorzugehen:

  • Datenübernahme durch die Kunden bzw. den Kunden

  • Meldung an die AfA Archiv GmbH

  • Löschungsbestätigung und Schlussabrechnung

Weitere Informationen

Digitales Archiv, archives numérisées