Die Notwendigkeit einer professionellen Geschäftsablage wird in vielen Betrieben spätestens dann erkannt, wenn der folgende Zustand erreicht ist:
– Die Ablage der Akten durch die Mitarbeitenden erfolgt unterschiedlich.
– Der Zugang für Dritte ist erschwert.
– Papierablage und EDV-Ordnung sind nicht gleich strukturiert.
Nach der Einführung einer Geschäftsablage wissen die Mitarbeitenden einer Firma oder Organisation, ob, weshalb und wie bestimmte Dokumente oder elektronische Dateien aufzubewahren sind (z. B. Emails und ihre Anhänge).